12 errores de facturación que retrasan tus pagos

Una de las cosas más molestas que hay es tener que perseguir a un cliente para que te pague un trabajo que tu hiciste en tiempo y forma. Por ello, en Transporte Latino hemos recopilado una pequeña lista de doce pasos que puedes seguir para que tus pagos lleguen a tu bolsillo lo antes posible.

La mayoría de los dueños de un negocio siente que el proceso de facturación es una tarea tediosa y que consume mucho tiempo. No seremos nosotros quienes nieguen que así es, pero tampoco podemos dejar de recalcar que se trata de una parte esencial del negocio. La razón es simple, si no hay dinero ingresando tus cuentas, no puedes pagar los salarios de tus empleados o comprar productos y servicios vitales para que tu empresa opere.

Errores tan simples como olvidar colocar tu dirección en una factura incrementarán el tiempo que tarden tus clientes en pagarte. Como distracciones como esta pueden terminar costándote mucho dinero, en Transporte Latino hemos recopilado una lista de  12 simples pasos que debes seguir para que esto no te suceda.

1.- Firma un contrato

No creas que nos lo sacamos de la manga, El multimillonario Richard branson declaró en el Foro OPEN que “ en un mundo ideal, un apretón de manos sería todo lo que un emprendedor o ejecutivo necesita para sellar un trato con un socio de negocios”. Sin embargo, las condiciones del negocio pueden cambiar rápidamente, ya sea por cambios en la economía o en los gustos del consumidor. ¿Si esto sucediera y no tuvieras un contrato, donde quedarían parados tú y tu negocio?

Para evitar cualquier problema, crea un contrato simple y firmarlo para que ambas partes tengan las cartas sobre la mesa. Como dice Branson, “ por supuesto, cierra el trato con un apretón de manos, pero asegúrate de pedirle a tus abogados que registran los detalles. Su cuenta podría ser la mejor factura que hayas pagado jamás!.

2.- Establece términos de pago

Además de obtener un contrato, asegúrate de que hayas definido claramente los términos de pago en tu factura.  Incluye todo, desde la fecha de vencimiento Hasta qué pasaría si la factura no se paga a tiempo, como enviarla a una agencia de cobranza después de cierto lapso.

3.- Incluye detalles específicos

Cuando le envíes la cuenta a tus clientes es importante que te asegures de ser detallado. Por ejemplo, especifica exactamente qué es lo que le estás cobrando a tu cliente y a quién le estás enviando la factura.  esto te asegura que el cliente sabe exactamente qué es lo que está pagando y si la factura está dirigida a la persona correcta para tramitar tu pago.

No olvides averiguar si tu cliente necesita un Número de Identificación de Empleador o una orden de compra. Ser meticuloso te hacer ver profesional e incrementa tus posibilidades de que te paguen a tiempo.

4.- Factura de inmediato

Siempre, siempre, siempre envía tu factura en cuanto terminas el trabajo. Mientras más tiempo esperes para enviarla, más tiempo pasara para que recibas tu pago. En promedio, Cuando mandas tu factura el mismo día que terminas un trabajo (en lugar de esperar dos o más semanas por tu ciclo de facturación), tienes un 50 por ciento más de probabilidades de que te paguen.

5.- Usa un sistema de numeración

Emplear un sistema de numeración hará más fácil controlar y gestionar todas tus facturas, como qué clientes ya te pagaron y cuáles no lo han hecho. Además, cuando utilizas un sistema de numeración, te será más fácil encontrar una factura en el caso de que te hagan una auditoría.

6.- Revisa la información

Tómate un par de minutos extra para revisar la información qué ingresaste en tu factura. Checa el total, asegúrate que se envía la persona indicada y también que incluya información necesaria como el nombre de la empresa, la ubicación y una cuenta bancaria. Lo último que quieres es que tu pago Se retrase porque hubo una discrepancia de unos cuantos dólares. Revisa todo tres veces antes de enviar la factura.

7.- Cobra recargos

Incluir una penalización por no pagar a tiempo creará en tus clientes un sentido de urgencia, pues estableces claramente que si no pagan a tiempo tendrán que pagar más dinero. Cuando vayas a incluir recargos en el cobro, asegúrate de ser muy claro sobre el porcentaje al que ascenderán y cuándo se aplicarán.  Procura no emplear esta medida de no ser estrictamente necesario, es decir, con clientes muy renuentes a pagar.

8.- Maneja el flujo de efectivo

Mantén sobre ruedas tu flujo de efectivo teniendo siempre Claro que cuentas Ya se enviaron, cuáles ya se pagaron y cuáles aún no cobras.  puedes utilizar programas de contabilidad y otras herramientas para que te ayuden a manejar tu flujo de efectivo y evitar así problemas financieros.

9.- Incluye incentivos

Dale a tus clientes una razón más para pagarte a tiempo o, mejor aún, antes de lo establecido. Una buena forma de hacerlo es ofrecerles un descuento por pronto pago. Otros incentivos para los clientes que paguen de manera anticipada podrían ser ofrecerles tarjetas de regalo, créditos o descuentos futuros.

10.- Da seguimiento

Llevar un registro de qué cuentas ya fueron pagadas y cuáles están pendientes de cobro, puedes darle seguimiento a los clientes que aún no te pagan. no dudes en enviar un recordatorio amistoso cuando se acerque la fecha de vencimiento de su pago.

11.- Ofrece alternativas de pago

Facilítale el pago a tus clientes dándoles diferentes formas de pago a escoger. Por ejemplo, en lugar de aceptar únicamente cheques, utiliza un servicio de facturación electrónica para que gestionen tus pagos y lleven un registro de todo por ti.

12.- Se educado

De acuerdo a la herramienta de contabilidad en línea Freshbooks, un simple “por favor pague su factura antes de” o un “gracias por su compra” pueden incrementar el porcentaje de facturas que se pagan en más de un 5%. En pocas palabras, no olvides tus buenos modales cuando envíes una factura. Como dice el dicho, “en el pedir está el dar”.

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12 errores de facturación que retrasan tus pagos

Una de las cosas más molestas que hay es tener que perseguir a un cliente para que te pague un trabajo que tu hiciste en tiempo y forma. Por ello, en Transporte Latino hemos recopilado una pequeña lista de doce pasos que puedes seguir para que tus pagos lleguen a tu bolsillo lo antes posible.

La mayoría de los dueños de un negocio siente que el proceso de facturación es una tarea tediosa y que consume mucho tiempo. No seremos nosotros quienes nieguen que así es, pero tampoco podemos dejar de recalcar que se trata de una parte esencial del negocio. La razón es simple, si no hay dinero ingresando tus cuentas, no puedes pagar los salarios de tus empleados o comprar productos y servicios vitales para que tu empresa opere.

Errores tan simples como olvidar colocar tu dirección en una factura incrementarán el tiempo que tarden tus clientes en pagarte. Como distracciones como esta pueden terminar costándote mucho dinero, en Transporte Latino hemos recopilado una lista de  12 simples pasos que debes seguir para que esto no te suceda.

1.- Firma un contrato

No creas que nos lo sacamos de la manga, El multimillonario Richard branson declaró en el Foro OPEN que “ en un mundo ideal, un apretón de manos sería todo lo que un emprendedor o ejecutivo necesita para sellar un trato con un socio de negocios”. Sin embargo, las condiciones del negocio pueden cambiar rápidamente, ya sea por cambios en la economía o en los gustos del consumidor. ¿Si esto sucediera y no tuvieras un contrato, donde quedarían parados tú y tu negocio?

Para evitar cualquier problema, crea un contrato simple y firmarlo para que ambas partes tengan las cartas sobre la mesa. Como dice Branson, “ por supuesto, cierra el trato con un apretón de manos, pero asegúrate de pedirle a tus abogados que registran los detalles. Su cuenta podría ser la mejor factura que hayas pagado jamás!.

2.- Establece términos de pago

Además de obtener un contrato, asegúrate de que hayas definido claramente los términos de pago en tu factura.  Incluye todo, desde la fecha de vencimiento Hasta qué pasaría si la factura no se paga a tiempo, como enviarla a una agencia de cobranza después de cierto lapso.

3.- Incluye detalles específicos

Cuando le envíes la cuenta a tus clientes es importante que te asegures de ser detallado. Por ejemplo, especifica exactamente qué es lo que le estás cobrando a tu cliente y a quién le estás enviando la factura.  esto te asegura que el cliente sabe exactamente qué es lo que está pagando y si la factura está dirigida a la persona correcta para tramitar tu pago.

No olvides averiguar si tu cliente necesita un Número de Identificación de Empleador o una orden de compra. Ser meticuloso te hacer ver profesional e incrementa tus posibilidades de que te paguen a tiempo.

4.- Factura de inmediato

Siempre, siempre, siempre envía tu factura en cuanto terminas el trabajo. Mientras más tiempo esperes para enviarla, más tiempo pasara para que recibas tu pago. En promedio, Cuando mandas tu factura el mismo día que terminas un trabajo (en lugar de esperar dos o más semanas por tu ciclo de facturación), tienes un 50 por ciento más de probabilidades de que te paguen.

5.- Usa un sistema de numeración

Emplear un sistema de numeración hará más fácil controlar y gestionar todas tus facturas, como qué clientes ya te pagaron y cuáles no lo han hecho. Además, cuando utilizas un sistema de numeración, te será más fácil encontrar una factura en el caso de que te hagan una auditoría.

6.- Revisa la información

Tómate un par de minutos extra para revisar la información qué ingresaste en tu factura. Checa el total, asegúrate que se envía la persona indicada y también que incluya información necesaria como el nombre de la empresa, la ubicación y una cuenta bancaria. Lo último que quieres es que tu pago Se retrase porque hubo una discrepancia de unos cuantos dólares. Revisa todo tres veces antes de enviar la factura.

7.- Cobra recargos

Incluir una penalización por no pagar a tiempo creará en tus clientes un sentido de urgencia, pues estableces claramente que si no pagan a tiempo tendrán que pagar más dinero. Cuando vayas a incluir recargos en el cobro, asegúrate de ser muy claro sobre el porcentaje al que ascenderán y cuándo se aplicarán.  Procura no emplear esta medida de no ser estrictamente necesario, es decir, con clientes muy renuentes a pagar.

8.- Maneja el flujo de efectivo

Mantén sobre ruedas tu flujo de efectivo teniendo siempre Claro que cuentas Ya se enviaron, cuáles ya se pagaron y cuáles aún no cobras.  puedes utilizar programas de contabilidad y otras herramientas para que te ayuden a manejar tu flujo de efectivo y evitar así problemas financieros.

9.- Incluye incentivos

Dale a tus clientes una razón más para pagarte a tiempo o, mejor aún, antes de lo establecido. Una buena forma de hacerlo es ofrecerles un descuento por pronto pago. Otros incentivos para los clientes que paguen de manera anticipada podrían ser ofrecerles tarjetas de regalo, créditos o descuentos futuros.

10.- Da seguimiento

Llevar un registro de qué cuentas ya fueron pagadas y cuáles están pendientes de cobro, puedes darle seguimiento a los clientes que aún no te pagan. no dudes en enviar un recordatorio amistoso cuando se acerque la fecha de vencimiento de su pago.

11.- Ofrece alternativas de pago

Facilítale el pago a tus clientes dándoles diferentes formas de pago a escoger. Por ejemplo, en lugar de aceptar únicamente cheques, utiliza un servicio de facturación electrónica para que gestionen tus pagos y lleven un registro de todo por ti.

12.- Se educado

De acuerdo a la herramienta de contabilidad en línea Freshbooks, un simple “por favor pague su factura antes de” o un “gracias por su compra” pueden incrementar el porcentaje de facturas que se pagan en más de un 5%. En pocas palabras, no olvides tus buenos modales cuando envíes una factura. Como dice el dicho, “en el pedir está el dar”.

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